ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ В СВЕМАР ООД

 

СВЕМАР ООД е търговско дружество, регистрирано в Търговския регистър към Агенция по вписванията с ЕИК 103841707, със седалище и адрес на управление: гр. Варна, жк Трошево бл. 55 вх. Д, ап. 27, тел. 052/730603, факс 052/730583, e-mail: office@svemar.net и интернет страница www.svemar.net .

СВЕМАР ООД  е Администратор на лични данни по смисъла на Закона за защита на личните данни и Общия регламент относно защита на личните данни (ЕС) 2016/679 (GDPR).

СВЕМАР ООД като Администратор на лични данни събира и обработва определена информация за физическите лица. Тази информация може да се отнася до работниците/ служителите, управителите, клиентите, доставчиците, и другите физически лица, с които Администраторът иска да осъществи контакт.

С настоящата Политика за защита на личните данни СВЕМАР ООД отчита неприкосновеността на личността и полага усилия за защита срещу неправомерно обработване на личните данни на физическите лица. В съотвествие с приложимото законодателство и добрите практики, Дружеството прилага необходимите технически и организационни мерки за защитата на личните данни на физическите лица.

С настоящата Политика Дружеството цели да информира физическите лица за целите на обработването на личните данни, получателите и категориите получатели, на които данните могат да бъдат разкрити данните, задължителния или доброволен характер на предоставянето на данни, както и последиците от отказ от предоставянето им.

За да бъде обработването на лични данни в съответствие с нормативните изисквания, личните данни се събират и ползват основателно, съхраняват се сигурно и Администраторът предприема необходимите мерки личните данни да не стават обект на неправомерно разкриване.

За целите на настоящата Политика понятията по-долу имат следното значение:

1.    „Лични данни” са всяка информация, отнасяща се до клиентите (физически лица и физически лица, които представляват юридически лица) на СВЕМАР ООД, както и тази, свързана с нейните служители, които са идентифицирани или чрез която същите могат да бъдат идентифицирани пряко или непряко чрез идентификационен номер или чрез един или повече специфични признаци.

2.    „Обработване на лични данни” е всяко действие или съвкупност от действия, които Дружеството извършва по отношение на личните  данни с автоматични или неавтоматични средства (събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване или др.).

3.    „Администратор на лични данни” е СВЕМАР ООД, което самостоятелно обработва лични данни.

Администраторът на лични данни е запознат и следва принципите, предвидени в GDPR:

-       Личните данни се обработват законосъобразно, добросъвестно и прозрачно;

-       Личните данни се събират за конкретни изрично указани и легитимни цели и не се обработват след това по начин, несъвместим с тези цели;

-       Личните данни са подходящи, свързани с и ограничени до необходимото във връзка с целите, за които се обработват;

-       Личните данни са точни и при необходимост се поддържат в актуален вид;

-       Личните данни се съхраняват във форма, която да позволява идентифицирането на засегнатите лица за период, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват личните данни;

-       Личните данни са обработвани по начин, който гарантира подходящо ниво на сигурност на личните данни, включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки.

 

Категории лични данни:

„Лични данни” са всяка информация свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано, а именно:

-       Лица, представляващи дружествата, с които Администраторът има бизнес взаимоотношения;

-       Лица за контакт в дружествата, с които Администраторът има бизнес взаимоотношения;

-       Персоналът на Администратора;

-       Лица, които са заинтересовани от получаването на информационни услуги – информационен бюлетин, справочници и др.;

-       Лица, които се регистрират с цел използване на онлайн магазин.

Цели на събирането на данните:

Администраторът събира личните данни във връзка с изпълнението на следните цели:

1.    За изпълнение на дейности, свързани със сключване, съществуване, изменение и прекратяване на договорни правоотношения, включително за:

-       Изготвяне на всякакви документи;

-       За установяване на връзка с лицето за контакт по телефон, факс или по всякакъв друг законосъобразен начин;

-       За доставка и/или приемане на стоки/услуги, за комуникация във връзка с предоставяне и /или получаване на стоки/услуги и за предоставяне на свързаното с тях клиентско обслужване;

-       За водене на счетоводна отчетност във връзка с изпълненията по договори, по които Администраторът е страна;

-       За обработка на плащания във връзка със сключените договори от Администратора;

-       За изпращане на важна информация до субектите във връзка с промени в правилата, условията, политиките на Администратора и друга административна информация;

-       За маркетингови цели – след получаване на изрично съгласие от субектите на лични данни;

-       За статистически цели.

 

Събиране на лични данни

Данни на контрагенти (управители, представители и/или лица за контакт на юридическото лице по търговски договор)

Личните данни за всяко лице се предоставят доброволно от самите лица и се събират от Администратора в изпълнение на нормативно задължение, във връзка със сключването на договор/и или изпълнението на задълженията по сключен договор съгласно разпоредбите на Търговския закон, Закона за счетоводството, Закона за задълженията и договорите, Закона за данъка добавена стойност и др., и условията посочени в търговски договор със съответния клиент чрез: хартиен носител – писмени документи (вкл. Пълномощни, договори, запорни съобщения, банкова информация и др.), по електронна поща – предоставени във връзка с изпълнението на търговски договор и/или чрез попълване на регистрационна форма. Лицата се уведомяват за разпоредбите на тази Политика предварително или в момента на получаването на данните им.

 

Законни интереси, преследвани от Администратора

Обработването на данните се извършва на основание законен интерес и във връзка със сключването, съществуването, изменението и прекратяването на търговски и граждански договори при прилагането на и изпълнението на нормативните изисквания на Търговски закон, Кодекса за социалното осигуряване, Кодекса на застраховането, Закон за данъците върху доходите на физическите лица, Закона за счетоводството, Закон за задълженията и договорите и др.

 

Прозрачност и условия за упражняване на правата на лицата

Администраторът предоставя информация на лицата в кратка, прозрачна, разбираема и лесно достъпна форма, на прост и ясен език.

Администраторът се стреми да гарантира, че лицата са запознати относно обработваните от него лични данни и, че лицата изцяло и напълни разбират и са информирани във връзка с обработването в съответствие с изискването на GDPR и Българското законодателство.

Администраторът предоставя на лицата безплатно информация относно действията, предприети във връзка с искане относно правото им на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост, възражение и автоматизирано вземане на решения, без ненужно забавяне и във всички случаи в срок от един месец от получаването на искането.

При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се вземе предвид сложността и броя на исканията. Администраторът информира лицето за всяко такова удължаване в срок от един месец от получаване на искането, като посочва и причините за забавянето. Когато съответно лице подава искане с електронни средства, по възможност информацията се предоставя с електронни средства, освен ако лицето изрично не е поискало друго.

Ако Администраторът не предприеме действия по искането, Администраторът уведомява лицето без забавяне и най-късно в срок от един месец от получаване на искането за причините да не предприеме действия и за възможността за подаване на жалба до надзорен орган и търсене на защита по съдебен ред.

Когато исканията на лицето са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повтаряемост, Администраторът може:

-       Да наложи разумна такса, като взема предвид разходите за предоставяне на информацията или

-       Да откаже да предприеме действия по искането.

Право на достъп на лицата

Всяко лице има право да поиска от Администратора потвърждение дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните и следната информация:

-       Целите на обработването;

-       Съответните категории лични данни;

-       Получателите или категориите получатели, пред които са или ще бъдат разкрити личните данни (вкл. В трети държави или международни организации);

-       Когато е възможно, предвидения срок, за който ще се съхраняват данните, а ако това е невъзможно, критериите, използвани за определяне на този срок;

-       Съществуването на право да се изиска от Администратора коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването на лични данни, свързани със засегнатите лица, или да се направи възражение срещу такова обработване;

-       Правото на жалба до Комисията за защита на личните данни;

-       Когато личните данни не се събират от самите лица, всякаква налична информация за техния източник;

-       Съществуването на автоматизирано вземане на решения, вкл.профилирането, и поне в тези случаи съществена информация относно използваната логика, както и значението и предвидените последствия от това обработване за лицата.

Когато личните данни се предават на трета държава или на международна организация, лицата имат право да бъдат информирани относно подходящите гаранции във връзка с предаването.

Администраторът представя на лицето копие от личните данни, които са в процес на обработване. За допълнителни копия, поискани от лицата, администраторът може да наложи разумна такса въз основа на административните разходи. Когато лицето подава искане с електронни средства, по възможност информацията се предоставя в широко използвана електронна форма, освен ако лицето не е поискало друго.

Право на коригиране

Всяко лице, чиито данни се обработват от Администратора, има правото да поиска от Администратора да коригира без ненужно забавяне неточните лични данни, свързани с него. Като се имат предвид целите на обработването лицето има право непълните лични данни да бъдат допълнени.

Право на изтриване (право „да бъдеш забравен”)

Всяко лице, чиито данни се обработват от Администратора, има правото да поиска от Администратора изтриване на свързаните с него лични данни без ненужно забавяне, а Администраторът има задължението да изтрие без ненужно забавяне личните данни, когато:

-       Личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани по друг начин;

-       Лицето оттегли своето съгласие, върху което се основава обработването на данните, и няма друго правно основание за обработването;

-       Лицето възрази срещу обработването и няма законни основания за обработването, които да имат преимущество;

-       Личните данни са били обработвани незаконосъобразно;

-       Личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на правно задължение, което се прилага спрямо администратора;

-       Личните данни са били събрани във връзка с предлагането на услуги на информационното общество.

Когато Администраторът е направил личните данни обществено достояние и е задължен съгласно предходния параграф за изтрие личните данни, той, като отчита наличната технология и разходите по изпълнението, предприема разумни стъпки, включително технически мерки, за да уведоми администраторите, обработващи лични данни, че засегнатото лице е поискало изтриване от тези администратори на всички връзки, копия или реплики на неговите лични данни.

 

Право на ограничаване на обработването

Всяко лице, чиито данни се обработват от Администратора, има право за изиска от Администратора ограничаване на обработването, като се прилага едно от следното:

-       Точността на данните се оспорва от лицето, за срок, който позволява на Администратора да провери точността на личните данни;

-       Обработването е неправомерно, но субектът на данните не желае личните данни да бъдат изтрити, а изисква вместо това ограничаване на използването им;

-       Администраторът не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но субектът на данните ги изисква за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;

-       Субектът на данните е възразил срещу обработването в очакване на проверка дали законните основания на Администратора имат преимущество пред интересите на субекта на данните.

Когато обработването е ограничено съгласно горния параграф, такива данни се обработват, с изключение на тяхното съхранение, само със съгласието на субекта на данните или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции или за защита на правата на друго физическо лице или поради важни основания от обществен интерес.

Когато субект на данните е изискал ограничаване на обработването, Администраторът го информира преди отмяната на ограничаването на обработването.

Задължение за уведомяване при коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването

Администраторът съобщава за всяко извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработване на всеки получател, на когото личните данни са били разкрити, освен ако това е невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия. Администраторът информира субекта на данните относно тези получатели, ако субектът на данните поиска това.

 

Право на преносимост на данните

Субектът на данните има право да получи личните данни, които го засягат и които той е предоставил на Администратора, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и има правото да прехвърли тези данни на друг администратор без възпрепятстването на Администратора, когато обработването е основано на съгласие във връзка с определени цели или на договорно задължение на субекта или да предприеме стъпки преди сключване на договор и обработването се извършва по автоматизиран начин.

Когато упражнява правото си на преносимост, субектът на данните има право да получи пряко прехвърляне на личните данни от един администратор към друг, когато това е технически осъществимо.

 

Право на възражение

Субектът на данните има право, по всяко време и на основания, свързани с неговата конкретна ситуация, на възражение срещу обработване на лични данни, отнасящи се до него (когато обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия на Администратора, или обработването е за целите на легитимни интереси на Администратора или на трета страна), включително профилиране. Администраторът прекратява обработването на личните данни, освен ако не докаже, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

Когато се обработват лични данни за целите на дикректния маркетинг, субектът на данни има право по всяко време да направи възражение срещу обработването на лични данни, отнасящо се до него за този вид маркетинг, което включва и профилиране, доколкото то е свързано с директния маркетинг. Когато субектът на данни възрази срещу обработване за целите на директния маркетинг, обработването на личните данни за тези цели се прекратява.

Най-късно в момента на първото осъществяване на контакт със субекта на данните, той изрично се уведомява за съществуването на правото по предходните параграфи, което му се предоставя по ясен начин и отделно от всяка  друга информация.

 

Право на защита

Субектите на лични данни могат да подадат жалба до Комисия за защита на личните данни или до компетентния Съд, когато установят нарушаване на правата им.

 

Мерки за защита на данните

Защитата на данните на хартиено копие, както и на електронен носител от неправомерен достъп, повреждане, изгубване или унищожаване се осигурява посредством поредица от вътрешно регулирани технически и организационни мерки.

 

Трансфер на данни

Администраторът не осъществява и няма да осъществява трансфер на лични данни в страни, извън Европейския съюз.

 

Нарушения. Уведомяване за нарушения

Нарушение на сигурността на данни възниква, когато личните данни, за които дружеството отговаря, са засегнати от инцидент със сигурността, в резултат на който се нарушава поверителността, наличието или целостта на личните данни. В този смисъл, нарушение на данните възниква, когато има нарушение на сигурността, водещо до инцидентно или незаконно унищожаване, загуба, изменение, нерегламентирано разкриване на данни, които се предават, съхраняват или по друг начин се обработват.

В случай на нарушение на сигурността на личните данни незабавно да се уведоми отговорникът на защита на личните данни в дружеството – Таня Михайлова, на телефон 052/730603.

След като съответният служител на СВЕМАР ООД получи информация за извършеното нарушение, той трябва да определи дали конкретно събитие представлява нарушение на лични данни и да уведоми управителите на Администратора за събитието.

В случай на нарушение на сигурността на личните данни, което съществува вероятност да породи риск за правата и свободите на физическите лица, Администраторът (чрез съответния служител), без ненужно забавяне и когато това е осъществимо – не по-късно от 72 часа след като е разбрал за него, уведомява за нарушението Комисия за защита на личните данни (КЗЛД).

Когато и доколко не е възможно информацията да се подаде едновременно, информацията може да се подаде поетапно без по-нататъшно ненужно забавяне.

Когато има вероятност нарушението на сигурността на личните данни да породи висок риск за правата и свободите на физическите лица, Администраторът без ненужно забавяне, съобщава на субекта на нарушението.

Администраторът документира всяко нарушение на сигурността на личните данни, включително фактите, свързани с нарушението, последиците от него и предприетите действия за справяне с него.

 

Унищожаване

Счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от Администратора в следните срокове:

-       Ведомости за заплати и трудови договори – 50 години;

-       Счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;

-       Документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;

-       Всички останали носители – 6 години.

След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.

След приключване на срока за съхранение данните се унищожават възможно най-бързо посредством унищожаването на хартиените носители чрез шредиране, а на техническия носител – чрез заличаване и изтриване на съответните файлове от компютрите на Дружеството.

 

Настоящата Политика влиза в сила от: 22.05.2018 г.